Управление ассортиментом - обзор возможностей

Дата публикации: 23 Июл 2018 (обновлено 28 Сен 2018)

Описание функций приложения "Управление ассортиментом" для терминалов Эвотор для учета остатков.

Оглавление

Начало работы в приложении (выбор магазина)

Начните работу в приложении с выбора магазина, в котором планируете производить те или иные действия. Меню выбора магазина доступно в верхнем левом углу.

Убедитесь, что предварительно Вы привязали терминал(ы) к магазину(ам) в личном кабинете ЭВОТОР. При работе с магазином, к которому привязаны несколько терминалов, редактируемая  информация будет обновляться во всех терминалах.

 

Для корректного старта работы мы рекомендуем произвести синхронизацию данных. Для этого на терминале нажмите: Ещё -> Обмен -> Выгрузить. Выбрать Диапазон -> Весь период и нажать Выгрузить. По завершении терминал выдаст уведомление: Выгрузка данных успешно завершена. Выгрузка осуществляется под учетной записью Администратора. После чего обновите данные в приложении из облака: в левом верхнем углу нажмите на значок "облако" и на кнопку Обновить из облака.

Обратите внимание, если у Вас большой объем номенклатуры, первичная загрузка данных может занять некоторое время. Если в течение 1-2 минут данные не загрузились, Вы можете закрыть приложение и открыть его повторно через 5-10 минут.

 

Настройка реестра

Настраивайте поля реестра товаров и услуг под Ваши цели. В правом верхнем углу расположен конструктор столбцов, с помощью которого можно включать и выключать отображение данных в таблице. В любой момент времени, нажатием одной галки, можно вернуться к стандартному виду списка, если это потребуется.

Перемещайте столбцы, разместив их в удобной для Вас последовательности. Для этого необходимо захватить мышкой «шапку» выбранного столбца и перетащить его вправо или влево. Можно регулировать ширину столбцов, двигая мышкой вправо-влево его границы.

 

 

Работа с фильтрами

Используйте в работе различные фильтры. Это позволит быстро и удобно обрабатывать номенклатуру, отслеживать остатки по группам и типам товаров, контролировать отсутствие нулевых цен и отрицательных остатков.

Фильтры доступны во всех столбцах реестра и в верхнем меню панели управления.

 

 

Сортировка номенклатуры

Делайте Ваши списки еще удобнее: используйте сортировки внутри столбцов от А до Я и в обратном порядке.

Для этого достаточно кликнуть мышкой на название столбца, в котором необходимо включить сортировку.

 

 

 

Редактирование товара

С помощью приложения можно оперативно изменять имеющуюся номенклатуру. Для внесения корректировок непосредственно из реестра нажмите Enter либо дважды кликните по редактируемой ячейке, внесите изменения и нажмите Enter еще раз. Быстро перемещаться между ячейками можно с помощью стрелок на клавиатуре. Для внесения одинакового текста в несколько ячеек используйте сочетания клавиш Ctrl+C (скопировать) и Ctrl+V (вставить).

Если же Вам удобнее вносить корректировки через карточку товара -  выделите галкой нужный Вам товар и нажмите иконку «изменить» в меню управления.

Обратите внимание, обновление номенклатуры в терминале происходит с небольшой задержкой. Имейте это ввиду, если вносите изменения в рабочее время кассира. Для оперативного обмена обновлений с терминалом сделайте загрузку данных на терминале (Еще -> Обмен -> Загрузить в терминал).

 

 

Массовое редактирование

Данная функция позволит Вам быстро внести однотипные настройки в неограниченное количество карточек товара одновременно. Используйте ее, если Вам необходимо, например, присвоить одинаковые группы, единицы измерения, описание или ставку НДС сразу нескольким товарам или же удалить неактуальные или ошибочно внесенные позиции.

Для этого достаточно выделить галками нужные позиции списка, нажать кнопку «изменить» или «удалить» и в выпавшей карточке редактора внести необходимые изменения. После сохранения изменения будут применены ко всем выделенным позициям.

Если нужно выделить большие объемы сплошного списка, воспользуйтесь кнопкой Shift и кликните мышкой на первую и последнюю строки списка, после чего переходите к редактированию либо удалению выделенных позиций.

 

 

Добавление товара

Добавлять новые позиции быстро и удобно. При внесении нескольких новых позиций схожего по параметрам товара, заполнять все поля каждой карточки не обязательно, одинаковые настройки можно внести на весь новый товар одновременно, используя массовое редактирование.

Создание новой номенклатуры копированием имеющихся позиций сэкономит массу времени, если Вы сталкиваетесь с регулярным поступлением нового однотипного товара. При создании копированием обратите внимание на поля кодов товара и не забудьте их отредактировать.

 

Если новый товар поступил в несколько магазинов, не забудьте добавить новую номенклатуру в каждый из них. При больших объемах новой номенклатуры в нескольких магазинах удобно использовать обмен данными через Excel, выгрузив новую номенклатуру из одного магазина и залив ее в базы остальных торговых точек.

 

Управление товарными группами

Настраивайте нужную Вам детализацию по группам и подгруппам товара. Это позволит Вам легко управлять номенклатурой группы и отслеживать остатки. Для того, чтобы изменить уровень вложенности группы, просто перетащите каталог, захватив его мышкой.

Удаляя товарную группу убедитесь, что в ней не осталось номенклатуры.

 

 

Печать ценников

В приложении доступна печать ценников и этикеток. В ценник выводится следующая информация из карточки товара: НаименованиеОписаниеЦена/руб.Единица измеренияКод товараШтрих-код.

Для печати отметьте галками нужные позиции товара и нажмите в правом верхнем углу кнопку «Ценники». Если Вам необходимо выделить большой объем сплошного списка, к примеру, напечатать ценники для всего ассортимента или товарной группы, воспользуйтесь кнопкой Shift и кликните мышкой на первую и последнюю строки списка. После выбора номенклатуры задайте необходимые параметры печати:

  • В верхнем блоке выберите один из предложенных вариантов формата печати;
  • Отредактируйте преднастроенный размер бумаги, если это необходимо;
  • Настройте размер ценника изменяя отступы, количество столбцов и высоту ценника;
  • Укажите количество экземпляров ценников для выбранного товара и нажмите «Скачать в PDF».

На всех этапах внесения настроек в левой части открывшегося окна будет отображаться расположение ценников на листе выбранного формата.

 

 

Обмен через excel

Используйте удобный обмен данными через Excel если Вам нужно внести новую номенклатуру в терминал ЭВОТОР, изменить имеющуюся или загрузить товарные позиции из одного магазина в другой. Для загрузки подойдут табличные файлы, совместимые с Excel. Минимальное количество данных в таблице – один столбец с наименованием товара и заголовком. Таблица не должна содержать пустых скрытых строк, а значения должны начинаться с ячейки A1 и располагаться на первом листе файла. Обратите внимание, каждый столбец должен иметь заголовок, Вам это понадобится на следующем шаге загрузки – указать в какое поле карточки товара сложить данные из того или иного столбца заливаемого реестра.

Чтобы загрузить номенклатуру перейдите на вкладку "Импорт из Excel", выберите файл со списком товара и магазин, в который нужно импортировать данные.

Для импорта новых товарных позиций в магазин на втором шаге загрузки укажите "Не обновлять". 

Для импорта обновленных данных потребуется столбец, по которому будет идти поиск товара в списке номенклатуры – это может быть uuid (уникальный идентификатор товара в облаке Эвотор), Штрих-код, Наименование, Код товара или Артикул. На втором шаге загрузки укажите, по какому полю осуществлять поиск. Обращаем внимание, что идентификация товара по наименованию является наименее желательной, рекомендуем:

  • для загрузки обновлений в рамках одного магазина выбирать uuid
  • любой иной уникальный код товара для обмена номенклатурой между магазинами (uuid в данном случае использовать нельзя во избежание задвоения номенклатурных позиций)

 

Таким способом можно как добавлять новые товарные позиции, так и редактировать уже существующие. При этом, не нужно загружать заново всю номенклатуру, файл может содержать только те товары, которые планируется обновить или добавить. Также не обязательно загружать все столбцы таблицы, можно загрузить лишь те, что содержат изменения.

В приложении доступен не только импорт данных, но и экспорт в Excel или CSV. Для выгрузки номенклатуры кликните на значок «облако» в левом верхнем углу и далее на одну из кнопок экспорта. Мы рекомендуем делать выгрузку как сразу после установки приложения, для сохранения архивов, так и по мере необходимости, например, по завершении массовых настроек номенклатуры или для сохранения остатков по итогам инвентаризации.

Установить приложение "Управление ассортиментом"

 

 

Реестр документов

С помощью приложения Вы можете просматривать документы за кассовую смену, либо произвольный период. Контролируйте поступления, списания, продажи, возвраты и иные движения товара в разрезе магазинов.

Переход в реестр документов расположен в левом верхнем углу меню управления. Используя фильтры настройте удобный Вам перечень документов, кликнув на название соответствующего столбца. По умолчанию реестр содержит 1 000 последних документов, более глубокий просмотр документов возможен при использовании фильтра «за период».

 

 

Создание документов

«Управление ассортиментом» позволяет оприходовать или списать товар, оформить возврат поставщику, сделать переоценку или провести инвентаризацию. При создании документов доступен как ручной подбор товара через строку поиска или внесение позиций с помощью сканера, так и автозаполнение по выбранной товарной группе или нескольким группам одновременно. Из документов оприходования и переоценки можно распечатать ценники на всю присутствующую в них номенклатуру. Из любого документа можно вывести на принтер внутреннюю печатную форму в альбомном формате. Обращаем внимание, приложение не позволяет распечатать формы первичной бухгалтерской документации. 

Чтобы создать документ перейдите на вкладку "Документы", нажмите "+" в верхнем меню управления, в выпадающем списке выберите нужный Вам тип документа. В шапке документа укажите поставщика (если актуально для документа) и комментарий. Номер дата и магазин присваиваются программой автоматически. Заполните табличную часть документа удобным Вам способом:

  • Автозаполнение по группе товара: в выпадающем списке выберите товарную группу, после чего табличная часть заполнится всей номенклатурой, привязанной к данной группе. При необходимости удалите лишние позиции, воспользовавшись кнопкой «корзина» возле строки поиска;
  • Подбор сканером: подключите сканер к ноутбуку, наведите курсор на строку ручного подбора, отсканируйте товар и выберите нужную позицию из предложенных вариантов;
  • Ручной подбор товара через строку поиска: наведите курсор на строку ручного подбора и начните писать слово, содержащееся в наименовании товара. Выберите нужную позицию из предложенного списка.

Для выбранного товара укажите/отредактируйте кол-во, себестоимость, розничную цену (в зависимости от типа документа). Поля, доступные для редактирования, в каждом документе подсвечены цветом.

Не забывайте периодически сохранять черновик, с которым Вы работаете, нажав "Сохранить" в правом верхнем углу. После сохранения черновика Вы сможете вернуться к нему позднее – отредактировать, дополнить и, после проверки, отразить его в учете (бегунок «Проведен» -> «Сохранить»). Проведенный документ в реестре отмечен галкой, черновик такой галки не содержит. После проведения документа в учете его редактирование невозможно! Если позже Вы обнаружили ошибку, сделайте зеркальный корректировочный документ.

Чтобы данные обновились в терминале мгновенно, рекомендуем делать загрузку данных из облака (Еще -> Обмен -> Загрузить в терминал). Загрузка не является обязательной и необходима лишь для ускорения обмена данными. В автоматическом режиме изменения попадают в терминал из облака в течение нескольких часов.

 

Инвентаризация

Проведение инвентаризации необходимо для корректного отражения начальных остатков в учете и в качестве периодического контроля наличия товара на розничных складах. Инвентаризация позволяет не только выявить недостачи, но и исправить в учете пересорт, возникающий вследствие ошибок кассира. В приложении «Управление ассортиментом» Вы можете провести инвентаризацию как всего розничного склада, так и выборочной товарной группы или единичных позиций. Отсутствующие в документе позиции затронуты не будут. Перед началом инвентаризации мы рекомендуем сделать резервную выгрузку базы в Excel (кнопка быстрой выгрузки доступна непосредственно из документа). 

Заполнить ведомость для пересчета можно одним из способов:

  • автозаполнение по выбранной группе или нескольким группам одновременно
  • ручным подбором через строку поиска
  • с помощью сканера

После создания ведомости пересчитайте остатки на розничном складе и внесите фактическое количество в соответствующий столбец документа. Для максимально точного снятия остатков мы рекомендуем проводить инвентаризацию вне рабочего времени магазина или же остановив продажи определенных групп товара.

Для удобства поиска товара в ведомости используйте сортировки по уменьшению или возрастанию, кликнув мышкой на наименование нужного столбца. При работе с документом не забывайте периодически сохранять черновик. После занесения всех остатков убедитесь, что в ведомости не осталось позиций с пустым фактическим количеством. Такие позиции должны быть обнулены или удалены из ведомости.

Убедившись, что фактические остатки внесены верно, сохраните документ с проведением в учете (бегунок «Проведен» -> «Сохранить»). Обратите внимание, после отражения документа в учете его редактирование невозможно!

 

Обратная связь

При планировании доработок новых функций мы учитываем поступающие пожелания пользователей. Если у Вас есть пожелания, остались вопросы по использованию приложения или возникли сложности, направьте обращение на support@easykassa.ru или напишите его в комментариях.