Начало работы с терминалом ЭВОТОР
Благодаря простоте использования и интуитивному меню управления терминалы ЭВОТОР очень популярны у предпринимателей, ведущих розничную торговлю.
Система позволяет настроить персональный доступ для большого количества пользователей, разграничив роли доступа для кассиров и администраторов. Выдавая пользователю права администратора будьте внимательны, тем самым Вы предоставляете доступ ко всем настройкам параметров номенклатуры (включая количество, цену и пр.), а также к управленческим отчетам, содержащим финансовую информацию.
Как загрузить начальные остатки в терминал ЭВОТОР
Если Вы новый пользователь онлайн-кассы ЭВОТОР или решили открыть еще один розничный магазин, у Вас будут товарные остатки, которые необходимо отразить в терминале для начала работы. Загрузка номенклатуры и начальных остатков в терминал возможна несколькими способами:
- Если ассортимент магазина имеет штрих-коды, можно внести товарные позиции и остатки через документ «Приемка товара». При сканировании отсутствующих в базе позиций, терминал будет предлагать создать новый товар.
- Если ассортимент не имеет штрих-кодов, потребуется внести новую номенклатуру в терминал вручную: «Товары» 🠖 «Добавить». Задать в карточке товара необходимые параметры: наименование, описание, единица измерения, закупочная и розничная цены, группа товара и т.д. Для того, чтобы у созданной товарной базы появились начальные остатки, потребуется оприходовать товар документом «Приемка товара» или внести фактические остатки через документ «Инвентаризация». Не самый легкий путь, но возможный при небольшой номенклатуре магазина.
- Куда более быстрый способ – установить товароучетное приложение. Приложение "Управление ассортиментом" позволяет загрузить номенклатуру из Excel с различным набором исходных данных. Минимальное количество данных для загрузки - столбец с наименованием товара, максимальное - все поля карточки товара в ЭВОТОР, включая товарные остатки, цену реализации, цену закупки, штрих-коды и прочее. Через приложение можно заводить новый товар и вручную, в том числе копированием имеющейся номенклатуры. Приложение сохраняет данные и отправляет изменения в облачное хранилище в режиме онлайн, терминал обновляет данные из облака каждые 4 часа. Для оперативного отображения изменений в терминале необходимо сделать загрузку данных из Облака, нажав на кассовом аппарате: «Еще» 🠖 «Обмен» 🠖 «Загрузить данные». Можно приступать к работе.
Как настроить правила торговли в терминале ЭВОТОР
Перед началом работы с терминалом нужно сделать необходимые настройки, уделив особое внимание правилам торговли: «Настройки» 🠖 «Правила торговли». Правильные настройки и корректные начальные остатки являются базой будущего учета товарных запасов.
Отрицательные остатки. При включении соответствующих настроек терминал ЭВОТОР позволяет продавать товар в минус (бегунок «Разрешить отрицательные остатки»).
Включать ли возможность отрицательных остатков – зависит от специфики Вашего бизнеса, корректности начальных остатков, компетенции персонала и еще ряда обстоятельств. Даже при условии, что начальные остатки были внесены по итогам инвентаризации розничного склада, весь товар содержит этикетки с кодом товара, а номенклатура полностью очищена от дублей, стоит учитывать человеческий фактор и возможные ошибки кассира, повлекшие пересорт в учете.
Устанавливая запрет отрицательных остатков на терминале ЭВОТОР Вы не исключаете ошибок, но делаете невозможной продажу товара, который есть в наличии, но по причине ошибки не числится на остатках.
Одинаковые штрих-коды. Вы можете разрешить или запретить возможность использования одинаковых штрих-кодов в настройках терминала: «Правила торговли» -> «Разрешить одинаковые штрих-коды».
Чаще всего одинаковые штрих-коды, это товарные дубли, которые возникли вследствие некорректной приемки или первичной загрузки номенклатуры. Но нередки случаи, когда одинаковые штрих-коды для нескольких позиций, это специфика учета в конкретном розничном магазине или конкретной товарной группе, поэтому запрещать одинаковые штрих-коды не всегда целесообразно.
Однако стоит иметь ввиду – бесконтрольное наличие в базе позиций с одинаковыми штрих-кодами влечет ошибки, особенно в тех случаях, когда кассир применяет в работе только сканер и не полностью ориентируется в ассортименте магазина.
Для минимизации ошибок рекомендуется регулярно проводить проверку наличия одинаковых штрих-кодов в товарной базе и вносить соответствующие корректировки. Также, при приемке кодированного товара рекомендуется использовать сканер или проводить поиск не по наименованию, а по коду товара. Для контроля одинаковых кодов у товара удобно использовать товароучетные приложения с готовыми проверочными отчетами или с возможностью выгрузки номенклатуры в Excel.
Заключение
Фундаментом прозрачного учета являются не только верные настройки в терминале и обученный персонал, не менее важно отразить реальные начальные остатки товара, ведь именно от них будут считаться все дальнейшие операции. На этапе постановки учета единственным достоверным источником начальных остатков является инвентаризация магазина. Как провести инвентаризацию и отразить результаты в учете мы разбирали в статье Как провести инвентаризацию магазина.
После внесения необходимых настроек и начальных остатков терминал ведет товарный учет в автоматическом режиме и позволяет получать аналитические данные в любой момент времени, с возможностью отправки отчетов на e-mail: «Отчеты» 🠖 «Управленческие отчеты» 🠖 выбрать нужный отчет.