Как провести инвентаризацию магазина

Дата публикации: 5 Окт 2018

«Извините, у нас переучет»

С необходимостью провести инвентаризацию рано или поздно сталкивается каждый владелец бизнеса в сфере розничной торговли и не только. Помимо того, что проведение инвентаризации предусмотрено законодательством о бухгалтерском учете, у собственника бизнеса регулярно возникает необходимость подтвердить факт наличия товарных запасов в магазине.

В данной статье рассмотрим практическую составляющую инвентаризации – как подготовиться к инвентаризации, провести пересчет товарных запасов, отразить итоги инвентаризации и на что стоит обратить особое внимание.

 

В каких случаях необходимо проводить инвентаризацию

Не обойтись без инвентаризации, если Вы приняли решение внедрить учетную систему в розничной торговле. Инвентаризация является единственным достоверным источником начальных остатков на этапе установки товароучетных систем. О внеплановой инвентаризации стоит задуматься, если в учете появились отрицательные остатки, а схожий ходовой товар, наоборот, завис без движения.

Провести инвентаризацию придется, если меняется материально-ответственное лицо (с единичными поправками на специфику бизнеса) или же Вы заподозрили одного из сотрудников в недобросовестном выполнении обязанностей (большое количество возвратов, отмена чеков и пр.).

В ряде случаев обязательное проведение инвентаризации предусмотрено *законодательно:

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности
  • при смене материально ответственных лиц
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества
  • в случае пожара или других чрезвычайных ситуаций
  • при реорганизации или ликвидации организации и в ряде других случаев

*Правила проведения и документирования инвентаризации установлены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49 (в ред. от 08.11.2010) с приложением форм описей и актов (см. приложения 6-18).

 

Подготовка к инвентаризации

Перед проведением инвентаризации убедитесь, что все документы движения товара отражены в учетных системах: накладные оприходования, возвраты поставщику, списания, перемещения и т.д.

В зависимости от специфики бизнеса, объемов товарных запасов и ресурсов, которыми Вы располагаете, примите решение о порядке проведения пересчета – инвентаризация всего магазина или выборочных отделов, товарных групп. Реализацию товара на время пересчета необходимо приостановить. Оптимальным является пересчет всего розничного склада.

Во избежание подтасовки данных не стоит заранее афишировать предстоящую инвентаризацию.

В день проведения пересчета заполните инвентаризационную опись учетными данными, распечатайте опись для внесения итогов пересчета.

 

Как провести инвентаризацию магазина

Товарные запасы. На время проведения инвентаризации реализацию товара стоит остановить. Также необходимо ограничить доступ материально-ответственных лиц к подсобным помещениям, в которых хранятся товарные запасы.

Пересчет желательно проводить последовательно, в порядке расположения ценностей в конкретном помещении, не перемещаясь одновременно по всем местам хранения единичной товарной позиции. Фактическое количество товара отражайте в соответствующей колонке описи.

При пересчете товара в упаковках нужно убедиться, что заводская упаковка не вскрывалась, если же коробка не опечатана – проверить, что содержимое соответствует упаковке. Если это дорогостоящее оборудование с серийными номерами – стоит сверять соответствие серийного номера упаковки и оборудования. Для расфасованного товара нужно делать контрольные замеры.

Во время инвентаризации необходимо проверять не только количество, но и качество товара, сроки годности, наличие ценника и актуальность цены, указанной на нем. Если выявлены какие-либо нарушения или отклонения, сделайте соответствующие пометки в описи, чтобы не забыть исправить нарушения после завершения пересчета.

 

Денежные средства. Наряду с пересчетом товарных запасов в момент проведения инвентаризации рекомендовано сличить наличность в кассовом аппарате с данными в кассовом отчете. Для проверки потребуется снять отчет без гашения и пересчитать наличность в кассе. На примере терминала ЭВОТОР: «Отчеты» -> «Кассовые отчеты» -> «Печать», после чего кассовый терминал распечатает отчет без гашения смены, отражающий остаток денежных средств в ККМ.

 

Итоги инвентаризации

По результатам инвентаризации будут выявлены расхождения, которые стоит внимательно разобрать и, возможно, выборочно пересчитать позиции. Выявленные недостачи подлежат списанию по итогам инвентаризации, излишки – оприходованию.

Итоговые результаты пересчета необходимо отразить в учетную систему, которую Вы используете.

 

Как отразить инвентаризацию на терминале ЭВОТОР

Можно провести инвентаризацию без классической инвентаризационной описи, фиксируя итоги пересчета при помощи терминала ЭВОТОР. Такой вариант удобен для небольших торговых точек или магазинов с узким ассортиментным рядом. Для более крупных торговых залов с подсобными помещениями или магазинов с внушительной номенклатурой этот вариант также приемлем, но потребуется терминал, работающий от аккумулятора. С ним Вы сможете свободно перемещаться по торговому залу в течение нескольких часов.

На терминале сформируйте документ «Инвентаризация»: «Товары» -> вкладка «Документы» -> «Инвентаризация» -> «+». В созданный документ можно вносить товарные позиции при помощи сканера или через строку ручного поиска, указывая фактическое количество товара по итогам пересчета.

Внимание! Провести частичную инвентаризацию запасов на терминале ЭВОТОР невозможно. Товарные позиции, отсутствующие в документе «Инвентаризация», будут обнулены после отражения документа в учете. Будьте внимательны, перед сохранением документа убедитесь, что Вы отразили в ведомости весь ассортимент магазина.

 

Как отразить инвентаризацию через приложение «Управление ассортиментом»

Для пользователей терминала ЭВОТОР доступен еще один вариант отражения итогов инвентаризации – через товароучетное приложение "Управление ассортиментом".

Приложение позволяет провести инвентаризацию как всего магазина, так и выборочных товарных групп. При этом, номенклатура, отсутствующая в описи, не обнуляется. Документ затрагивает только те позиции, которые в нем указаны.

Заполнить инвентаризационную ведомость можно одним из способов: автоматически по выбранной товарной группе или нескольким группам одновременно, с помощью сканера, ручным подбором через строку поиска. После заполнения ведомости учетными данными Вы можете распечатать инвентаризационную опись и фиксировать итоги пересчета на бумаге, перенеся результаты в приложение по завершении инвентаризации или же вносить их непосредственно в созданный документ, не забывая его периодически сохранять без проведения в учете.

Для удобства поиска товара в ведомости можно использовать сортировки А-Я по столбцам, кликнув мышкой на наименование нужного столбца. После занесения всех остатков проверьте, что в ведомости не осталось позиций с пустым фактическим количеством. Такие позиции должны быть обнулены или удалены из ведомости.

Убедившись, что все остатки отражены верно, сохраните документ с проведением в учете (бегунок «Проведен»).

 

Заключение

Помимо порчи товарных запасов и недостач по итогам инвентаризации практически всегда выявляется большое количество пересортицы. Пересортица – следствие ошибок кассиров и администраторов магазина, в результате которых зачастую можно наблюдать отрицательные остатки в терминале. Наиболее частые причины ошибок:

  • товарные дубли в номенклатуре
  • одинаковые штрих-коды для нескольких позиций
  • персонал слабо ориентируется в ассортименте магазина

Эти причины влекут за собой ошибки при приемке, списании и продаже товара, уводя в минус одну номенклатуру и подвешивая остатки на другой номенклатуре. Пересортица не только искажает реальную статистику продаж, но и влечет финансовые последствия при выборе товара с неактуальными ценами. В ближайших статьях мы поделимся практическими советами – как минимизировать ошибки учета в розничных магазинах.