Инструкция пользователя

Как настроить связь с 1С

Действуя по инструкции Подключение модуля "Обмен с 1С", вы уже настроили размещение модуля в вашей 1С. В варианте на рисунке ниже, модуль находится в разделе Продажи.

Откройте модуль Обмен с 1С:

Если вы хотите загрузить данные в одну систему 1С из разных ЛК Эвотор, то воспользуйтесь кнопкой Сменить логин и заново заполните поля Логин и Пароль для другого ЛК Эвотор.

В результате связь вашей 1С и приложения "Управление ассортиментом" будет установлена. В закладке "Магазины" появится информация о ваших торговых точках.

Далее, переходим к настройке правил загрузки данных из приложения "Управление ассортиментом" в вашу 1с.

Как настроить соответствие магазинов и складов

В закладке "Магазины" установите соответствие магазинов в приложении "Управление ассортиментом" и складов в 1С.

Для этого, выберите нужный склад из справочника складов 1С. Если его еще нет, предварительно создайте. Движение товаров в магазине будет отражаться в учете 1С по указанному в настройках складу.

Если нужно получить новые настройки с сервера

В процессе деятельности, может потребоваться получить новые настройки с сервера. Допустим, если изменилась информация о подключенных магазинах в приложении "Управление ассортиментом".

Тогда необходимо зайти на вкладку Подключение и нажать кнопку Проверить подключение.

Затем на вкладке Магазины нажать на кнопку Получить список магазинов.

В открывшемся Предупреждении согласиться на обновление таблицы магазинов или отказаться.

Если нажать кнопку Да, вкладка Магазины будет заполнена актуальной информацией, а соответствие Магазин УА - Склад в 1С, необходимо будет настроить заново.

Если нажать кнопку Нет, вкладка Магазины не будет перезаполнена информацией с сервера, а действующие настройки сохранятся.

Что настроить в закладке "Заполнение"

Укажите правило создания документа "Отчет о розничных продажах", выбрав один из вариантов:

• один документ в день;
• один документ на кассовую смену (по Z-отчету).

Укажите правило списания себестоимости для проданных товаров, выбрав один из вариантов:

• по данным приложения “Управления ассортиментом”;
• в процентах от цены продажи (необходимо указать процент себестоимости в цене продажи);
• стандартными алгоритмами 1с.

Укажите значение для полей Покупатель и Поставщик для случаев, когда в загружаемом из облака документе эти поля не заоплнены (выберите из справочника):

• Основной Покупатель и его договор (справочники Контрагенты и Договоры);
• Основной Поставщик и его договор (справочники Контрагенты и Договоры).

Если такие элементы справочников не созданы, их необходимо предварительно создать. Названия могут быть произвольными. Именно на эти элементы справочников будет происходить загрузка документов в ситуации, когда в документах Поступление, Возврат поставщику, Реализация в приложении “Управление ассортиментом” Поставщик и Покупатель – не заполнены. Поле Контрагент является обязательным для заполнения документов в 1с. Если настройки не будут произведены, документы не будут проводиться при загрузке.

Что настроить в закладке "Номенклатура"

Номенклатура:

Если вам необходима загрузка документов с аналитикой по номенклатуре, установите галочку “Номенклатурный учет”. Если галочка отжата, в 1с ведется суммовой учет. Все движения товаров происходят по единой номенклатурной позиции.

Если вы хотите вести суммовой учет, выберите элемент справочника “Номенклатура”, по которому будут проходить движения товаров. В нашем примере это “Универсальный товар”.

Для ведения номенклатурного учета, установите вид номенклатуры при загрузке: “Товары”. Это необходимо для заполнения создаваемых элементов справочника “Номенклатура”.

НДС:

При первоначальной загрузке справочника “Номенклатура”, НДС заполняется в номенклатурных карточках в соответствии со ставками, установленными в приложении “Управление ассортиментом”.

Для корректного заполнения новых номенклатурных карточек при загрузке документов, укажите ставку НДС по умолчанию.

Иерархия каталога:

Вы можете организовать ведение справочника товаров в 1с с иерархией, аналогичной приложению “Управление ассортиментом”.

Установите галочку в поле “Иерархия” для организации структуры справочника товаров в 1с, идентичной приложению “Управление ассортиментом”.

Или применяйте собственную иерархию справочника, но в таком случае галочку “Иерархия” устанавливать не следует.

Если вам удобно, чтоб вновь создаваемые товары попадали в отдельную папку справочника “Номенклатура”, укажите папку для загрузки.

После заполнения всех закладок настройки модуля "Обмен с 1С", нажмите кнопку "Записать настройки" и закройте окно.

Для чего нужна кнопка “Синхронизировать номенклатуру”

Опция сопоставления номенклатуры потребуется, если у вас есть два независимых справочника: действующий Справочник номенклатуры в 1С и Справочник товаров в приложении “Управление ассортиментом”.

Для того, чтобы при первой загрузке в 1С номенклатурные позиции не создавались, а загрузка происходила на уже действующую номенклатуру в 1С, вам необходимо сопоставить товары двух справочников.

Для этого:

• нажмите на кнопку “Синхронизировать номенклатуру”;
• выберете магазин, номенклатуру которого вы будете сопоставлять;
• нажмите на кнопку “Загрузить”.

Откроется таблица сопоставления номенклатуры. Первый столбец – это товары из приложения “Управление ассортиментом”, во втором, вам необходимо в ручном режиме подобрать нужные номенклатурные позиции из Справочника номенклатуры в 1с.

После заполнения, нажмите на кнопку “Записать в базу”. В результате, uuid (уникальный код товара в облаке Эвотор) будет прописан как дополнительное свойство “Код сопоставления” действующим номенклатурным позициям в 1С.

Для того чтобы проверить, какие позиции номенклатуры сопоставлены, отметьте галочкой “Отображать все строки”.

Если у вас более одного магазина в ЛК Эвотор, в которых продаются одинаковые товары, тогда рекомендуется следующий порядок действий:

1. убедитесь, что одинаковые товары в разных магазинах имеют одинаковые uuid;  
2. проводите сопоставление товаров последовательно, по одному магазину.

Как заполнить справочник "Номенклатура"

Для заполнения справочника "Номенклатура" данными о товарах из приложения "Управление ассортиментом" нажмите кнопку "Загрузить справочники":

Процедуру первичного заполнения справочника можно не делать. Справочник автоматически обогатится данными о товарах из приложения "Управление ассортиментом" при первой загрузке документов. 

В дальнейшем справочник будет обновляться и пополняться автоматически только по тем товарным позициям, по которым прошло движение в дате загрузки документов.

Если вам понадобится полностью актуализировать справочник "Номенклатура", нажмите на кнопку "Загрузить справочники". В справочнике обновится информация по всем измененным позициям и будут созданы новые, согласно данных приложения "Управление ассортиментом".

Как загрузить документы

Переходите к загрузке, только после установления правил загрузки. Первоначально установленные правила действуют до изменений.

Для загрузки документов из приложения "Управление ассортиментом" в 1С:

• откройте модуль "Обмен с 1с";
• укажите период загрузки с..... по .......;
• если делаете повторную загрузку, выберите правило для созданных ранее документов: перезаписывать или оставить без изменений;
• выберите правило: проводить загруженные документы или только записывать, для последующего контроля и ручного проведения;
• если хотите загружать документы только конкретного типа (Поступление, ОРП и тд), отметьте галочками.

После того как загрузка документов буден проведена, можно просмотреть и  проверить  созданные и измененные документы в журналах в 1С.

В результате загрузки будут созданы документы:

• Отчет о розничных продажах;
• ПКО на продажи и РКО на возвраты — автоматически, на основании Отчета о розничных продажах;
• Реализация;
• Поступление;
• Возврат поставщику;
• Списание.

Документы, загруженные в результате работы модуля "Обмен с 1С" идентифицируются в журналах документов 1с по комментарию о дате, времени загрузки.

Пример документа "Розничные продажи"

Как проверить версию и обновить обработку

Для того чтобы проверить актуальность версии обработки Обмен с 1С и, при необходимости, провести обновление, нужно:

Обработка Обмен с 1С будет автоматически обновлена до последней версии.

Как настроить загрузку по расписанию

Настройте загрузку по расписанию, после:

• установки общих правил загрузки в Разделе Настройки;
• предварительной эксплуатации обработки Обмен с 1С на вкладке Документы, в режиме ручной загрузки.  

*Предварительная эксплуатация в режиме ручной загрузки документов рекомендована: для знакомства с функционалом обработки Обмен с 1с и определения необходимых Вам правил настройки и загрузки товаров и документов.

Настройка загрузки по расписанию производится в 2 этапа:

• установка правил автоматической загрузки;
• установка расписания. 

Настройте правила автоматической загрузки на Вкладке Настройка - Магазины. Настройки идентичны настройкам для ручной загрузки (см. раздел Как загрузить документы).

Для каждого магазина нужно указать: организацию, будет ли загрузка автоматической, нужно ли проводить и перезаписывать документы, какие документы необходимо загружать в автоматическом режиме.

После установки правил автоматической загрузки, нажмите кнопку Записать настройки и закройте окно Настройки.

Расписание загрузки устанавливается регламентным заданием на первой странице обработки Обмен с 1С.

Определите, документы будут загружаться за текущий или предыдущий день.

В открывшемся окне Расписание, на вкладке Общее установите дату старта автоматической загрузки, периодичность повторения. На вкладке Дневное установите необходимое Время загрузки и, если требуется, срок повторения.

После установки расписания загрузки, нажмите кнопку Записать и закрыть. 

Если правила загрузки настроены и расписание установлено, автоматическая загрузка будет проводиться в фоновом режиме. 

!Для автоматической загрузки, 1С должна оставаться открытой в назначенное время загрузки.